Hướng dẫn sử dụng mailing list

01 Mar 2013

Mailing list là một công cụ để giao tiếp, làm việc nhóm được thế giới công nhận từ lâu và cũng là phương tiện chuẩn để giao tiếp trong các dự án phần mềm tự do nguồn mở nói chung và GoKien nói riêng. Bài viết giới thiệu sơ lược về cách tham gia một mailing list, theo đơn đặt hàng của anh Việt :3

Để sử dụng mailing list, việc đầu tiên cần làm là subscribe vào mailing list đó. Subscribe tức là đăng ký nhận tin. Mỗi khi có ai đó gửi một email đến mailing list thì mail đó sẽ được server phía mailing list gửi cho tất cả thành viên trong list. Ngược lại, tất cả các mail reply cũng chỉ cần gửi đến mailing list chứ không cần liệt kê tất cả các thành viên trong list, đó là việc của server. Mỗi loại mailing list thường có cách đăng ký riêng, thường sẽ được hướng dẫn kỹ càng trong trang đăng ký. Bạn có thể tham khảo hướng dẫn chính thức của hai loại mailing list thông dụng nhất là Mailman và Google Groups:

Google Groups: http://support.google.com/groups/answer/1067205?hl=en
Mailman: http://www.list.org/mailman-member/node13.html

Gửi mail

Sau khi đăng ký vào một mailing list, việc đầu tiên bạn nên làm là viết một email giới thiệu bản thân. Sử dụng trình duyệt mail ưa thích của bạn (nhiều người sử dụng giao diện web của Gmail, bạn có thể dùng Thunderbird hay bất cứ client nào) để viết một email, đặt subject là “Xin chào”, hay “Thành viên mới”, chắc chắn sẽ có một thành viên cũ trả lời bạn. Nên nhớ, mailing list là công cụ giao tiếp và một giao tiếp hiệu quả thường là giao tiếp hai chiều khi mọi người đều biết lẫn nhau.

Trả lời mail

Tùy vào mật độ liên lạc của mailing list bạn đăng ký thì bạn có thể nhận được email vài tuần, vài ngày hay vài tiếng một lần. Với những chủ đề đáng quan tâm thì bạn sẽ muốn reply để mọi người cùng biết ý kiến của bạn. Ấn nút Reply (không cần Reply All) và viết thư trả lời. Có một số điều bạn cần chú ý. Sau khi ấn nút reply, client của bạn thường sẽ copy toàn bộ nội dung email gốc và thụt đầu dòng để phân biệt với nội dung bạn viết ra. Phần thụt đầu dòng này gọi là quote (trích dẫn). Khi trả lời, bạn nên trả lời đúng trọng tâm email trước, khởi đầu bằng một câu chào hay tóm tắt nội dung trả lời, sau đó trong đoạn quote, chỗ nào có liên quan thì bạn ngắt quote (thêm một dòng trắng) và trả lời vào chỗ đó. Chỗ nào hoàn toàn không liên quan thì nên xóa đi để tiện theo dõi. Cuối email có thể thêm một câu chào thân mật như “Best regards” hay “Thân”.

VD:

Email #1 mr.a@gmail.com

Xin chào mọi người.

Hôm nay tôi muốn bàn một số vấn đề như sau:

1. Vấn đề thứ nhất là như thế này Lorem ipsum dolor sit amet,
consectetur adipisicing elit, sed do eiusmod tempor incididunt
ut labore et dolore magna aliqua. Ut enim ad minim veniam.

2. Vấn đề thứ hai tôi muốn nói là quis nostrud exercitation
ullamco laboris nisi ut aliquip ex ea commodo consequat. Duis
aute irure dolor in reprehenderit in voluptate velit esse.

Xin mọi người cho ý kiến cùng thảo luận.

Thân,
A.

Email #2 mr.b@gmail.com

Xin chào Mr.A,

Tôi đồng tình với phần lớn các ý kiến của bạn, tuy nhiên có một số điều
cần phải bàn thêm.

Vào ngày XX/XX/XX, Mr.A <mr.a@gmail> đã viết:
> 
> 1. Vấn đề thứ nhất là như thế này....
>
Làm như thế này có thực sự ổn không?....

> 
> 2. Vấn đề thứ hai tôi muốn nói là.....
>
Ok.

Best regards,
B.

Các quy luật cơ bản của giao tiếp người với người vẫn áp dụng trong mailing list. Bạn nên tỏ ra lịch sự, không VIẾT HOA CẢ CÂU, trả lời ngắn gọn, đúng chủ đề, chỉ mở topic liên quan đến mailing list,…

Ngoài ra cũng có một số quy luật liên quan đến formatting mà bạn nên tuân thủ theo như:

Không top-posting (trả lời hoàn toàn ở phía trên phần quote). Nếu bạn hoàn toàn không dùng quote thì hãy xóa nó đi.
Dùng plaintext. Các trình gửi mail hiện đại thường sử dụng HTML để format email. Tuy nhiên điều này phải đặc biệt tránh khi sử dụng mailing list vì có rất nhiều người sử dụng các client khác nhau, có nhiều client không hỗ trợ HTML. Các public mailing list như của các dự án nguồn mở lớn thường được lưu kho (archive, VD: archive của Linux kernel) để sau này có thể dễ dàng tìm kiếm nội dung cũ. Các archive thường không hỗ trợ HTML nên nếu bạn lục tìm một email nào đó viết bằng HTML thì khi hiện ra sẽ toàn các tag HTML rất khó đọc.

Với Gmail thì bạn có thể dễ dàng chuyển sang chế độ plain text bằng cách ấn nút “Switch to plain text” hoặc “Chuyển sang văn bản thuần túy” ngay trong giao diện viết mail. Với Thunderbird thì bạn có thể tham khảo hướng dẫn này.
Giới hạn độ dài dòng trong 75 ký tự. Đây là một nguyên tắc rất lâu đời nhưng vẫn nên tuân thủ. Lý do là vì nhiều người không sử dụng client đồ họa mà dùng client chạy trong console, có độ dài dòng là 80 ký tự. Nếu dòng dài hơn 80 thì họ sẽ phải scroll để theo dõi toàn bộ email của bạn. Nếu bạn dùng Gmail và gửi trong chế độ plain text thì không cần phải ngắt dòng bằng tay.

Hủy đăng ký nhận thư

Nếu sau một thời gian bạn thấy việc theo dõi mailing list nào đó không hữu ích nữa do bạn đã hết hứng thú với dự án đó hoặc nó tạo ra quá nhiều email mà bạn không thể theo dõi nổi thì bạn có thể hủy đăng ký nhận thư. Quá trình hủy đăng ký thường sẽ giống với quá trình đăng ký.

Chú ý, nếu bạn ở trong trường hợp thứ hai thì có thể xem xét phương án nhận thư theo bó (batch) vào cuối ngày hay cuối tuần. Việc config cũng giống đăng ký và hủy nhận thư.

Hy vọng sau khi đọc bài viết này, bạn có thể tham gia các mailing list một cách hiệu quả hơn. Dưới đây là một số link và mailing list có thể bạn sẽ quan tâm:

© 2012, Chin <ndtrung4419 at gmail dot com>
Bạn được phép chia sẻ, sáng tạo tự do nhưng không thương mại theo các điều khoản của giấy phép Creative Commons BY-NC-SA 3.0.